Eine zentrale Herausforderung bei der Beantragung der Forschungszulage ist die umfangreiche Nachweispflicht für bereits getätigte Ausgaben. Unternehmen müssen alle aufgewendeten Kosten, insbesondere Personalkosten und Sachausgaben, gegenüber dem Finanzamt nachweisen. Dieser Prozess ist zeitintensiv und kompliziert, da alle Ausgaben präzise dokumentiert und rückwirkend überprüft werden müssen.
Viele Unternehmen haben hier Schwierigkeiten, da die Anforderungen an die Dokumentation hoch sind. Spezialisierte Berater können in diesem Fall eine wertvolle Unterstützung bieten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Nachweise korrekt und vollständig eingereicht werden.
2. Herausforderungen bei der Kommunikation mit dem Finanzamt
Eine weitere Hürde, die häufig zu Problemen mit der Forschungszulage führt, ist die Kommunikation mit den Finanzbehörden. Da es über 600 Finanzämter in Deutschland gibt, kommt es zu unterschiedlichen Vorgehensweisen bei der Prüfung und Abrechnung der Fördermittel. Unternehmen berichten von Unsicherheiten im Umgang mit den Beamten, da nicht alle Finanzämter über spezialisierte Expertise im Bereich FuE-Förderung verfügen.
Die Folge: Viele Bescheinigungen, die bereits technisch genehmigt wurden, warten noch auf die endgültige Abrechnung. Hier kann es für Unternehmen sinnvoll sein, erfahrene Berater einzuschalten, um Missverständnisse zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen.
3. Hoher Aufwand
Der Antragsprozess für Fördermittel ist in der Regel zweistufig und umfasst verschiedene bürokratische Schritte, darunter die Bescheinigung des Projekts sowie die jährliche Ausstellung eines Festsetzungsbescheids. In vielen Fällen sind mehrere Bescheinigungen parallel zu bearbeiten. Die Festsetzungsbescheide müssen zudem auf Jahresebene zusammengefasst werden, was eine detaillierte und zeitaufwändige Dokumentation erfordert. Die Einreichung der Anträge erfolgt dabei in Verbindung mit der Körperschaftssteuererklärung des Unternehmens.
Für die erfolgreiche Antragstellung und Abwicklung ist eine umfassende Evaluierung der Projekte erforderlich. Hierzu gehören unter anderem die Erstellung eines Arbeitsplans (auch rückwirkend), die Führung von Stundenzetteln, die Bereitstellung von Antragsdokumenten und Projektbeschreibungen sowie die Anfertigung von Sachberichten. Darüber hinaus müssen Personaldaten und andere projektrelevante Informationen eingearbeitet und in den Antrag integriert werden.
Dieser komplexe Prozess erfordert das Zusammenspiel verschiedener Unternehmensbereiche und Abteilungen. Es ist notwendig, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig und korrekt bereitgestellt werden, um den Anforderungen der Antragstellung gerecht zu werden. Der Aufwand, der für die Erhebung und Zusammenstellung der nötigen Dokumentation erforderlich ist, kann jedoch erheblich sein.
Angesichts des hohen Aufwands, der mit der Durchführung des Antragsprozesses verbunden ist – einschließlich der internen Abstimmungen und der umfangreichen Dokumentation – kann es in vielen Fällen wirtschaftlicher sein, die Fördermittelabwicklung und die Erstellung der Anträge an externe Berater auszulagern. Berater haben nicht nur die notwendige Expertise, sondern auch die Kapazitäten, diese Aufgaben effizienter und kostengünstiger zu erledigen. Insbesondere im Hinblick auf die Opportunitätskosten, die durch die interne Ressourcenbindung entstehen, ist es oft die bessere Option, auf externe Fachkräfte zurückzugreifen.
4. Unklare Verträge mit Beratern
Ein weiteres häufiges Problem ist die Vertragsgrundlage mit Beratern bzw. die unklare intransparente Vertragsgestaltung. Oftmals werden Honorare an die geschätzte Zulagensumme gekoppelt (Kopplung des Beraterhonorars an die Bescheinigung, die durch die Bescheinigungsstelle ausgestellt wird), was für das Unternehmen nachteilige Folgen haben kann, wenn das Finanzamt andere Kosten anerkennt, als ursprünglich erwartet. Insbesondere bei geplanten Aufwänden in der Zukunft, die in der Praxis dann nicht umgesetzt werden, drohen überhöhte Honorare. Ein weiteres Problem sind Verträge, die sich auf das Projektvolumen und nicht auf die tatsächliche Förderhöhe beziehen. Hier besteht die Gefahr, dass Projektvolumen bei der Beantragung der Bescheinigung zu großzügig veranschlagt werden und im tatsächlichen Projektverlauf nicht abgerufen werden. Unternehmen sollten daher bei der Wahl ihrer Berater darauf achten, dass die Verträge transparent und fair gestaltet sind.
Es ist ratsam, auf Honorarregelungen zu achten, die nicht nur von der Zulagensumme auf Basis der Bescheinigung abhängen, sondern klare und transparente Abrechnungsmodelle bieten, die auf Basis tatsächlicher Aufwände beim Unternehmen basieren!
